Informationen nach Art. 13 und 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer Daten bei der Event und Promotion Mannheim GmbH

Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung kann zu folgenden Zwecken erfolgen:

  • Sie haben per Telefon, elektronisch, z.B. per Email, per Post oder persönlich Kontakt mit uns aufgenommen. Wir verarbeiten die uns mitgeteilten Informationen, um Ihr Anliegen zu bearbeiten sowie aus unserem berechtigten Interesse heraus, mit Ihnen in Kontakt bleiben zu können.
  • Sie stehen mit uns in einem (vor-)vertraglichen Verhältnis Wir verarbeiten die zur Abwicklung des Vertragsverhältnisses erforderlichen Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie Abrechnungsdaten (Zahlungsart, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten) zur Rechnungslegung.
  • Sie möchten sich bei einer Veranstaltung als Aussteller/Teilnehmer präsentieren
  • Sie möchten bei einer Veranstaltung Sponsoringmaßnahmen durchführen
  • Sie möchten Veranstaltungsflächen anmieten
  • Sie möchten für Veranstaltungen oder Produkte mit Plakaten, Bannern oder Fahnen werben
  • Sie möchten mit einem Hinweisschild für den Standort Ihres Unternehmens werben
    Wir erheben u. a. Ihre Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Vorname, Name, Anschrift, Telefonnummer, Faxnummer, Abteilung, Position), Ihre Rechnungsdaten (z.B. Rechnungsadresse, Ust-ID, Bestellnummer, Zahlungsdaten) sowie spezifische Daten zur Veröffentlichung Ihrer Teilnahme/Beteiligung im Rahmen von Aussteller-, Teilnehmer- und/oder Veranstaltungsverzeichnissen.
  • Sie möchten im Zusammenhang mit der Buchung von Veranstaltungsflächen sonstige Dienstleistungen in Anspruch nehmen ( z.B. die Bereitstellung und/oder Abwicklung von technischen Dienstleistungen)
    Wir verarbeiten die für die Abwicklung dieser Dienstleistung erforderlichen Daten, z. B. die Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse).

 

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung 
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der weiteren Datenschutzgesetze im Rahmen Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 a EU-DSGVO, zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 b EU-DSGVO, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten gem. Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO und im Rahmen der Interessenabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 f EU-DSGVO.

Ferner übermitteln wir die zur genaueren Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlichen Daten insbesondere zur Umsetzung einer durch uns bereitgestellten Dienstleistung durch weitere externe Dienstleister, wie z. B. Messebauer, Dienstleister für die Bereitstellung von Service- und/oder Sicherheitspersonal, Anbieter von Cateringleistungen oder Reise- und/oder Übernachtungsdienstleister sowie Technikdienstleistern.

Die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet. Ihre Daten, die ggf. auch unsere Rechtsakte enthalten, geben wir nur im erforderlichen Umfang an unsere Dienstleister (Zahlungsdienstleister, Rechnungswesen-Dienstleister, IT-Dienstleister, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte) sowie an staatliche Stellen oder Behörden, z. B. unsere Finanz- und Aufsichtsbehörden weiter, sofern es einen erforderlichen Vorgang gibt. Darüber hinaus werden Ihre Daten intern ausschließlich den Personen in unserem Hause zur Verfügung gestellt, die diese für die Abwicklung der Geschäftsbeziehungen benötigen.

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die erhobenen Daten löschen wir, nachdem

  • die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder
  • Sie von ihrem Widerspruchsrecht oder Recht auf Löschung gebraucht gemacht haben, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (wie zur Dokumentation aus buchhalterischen Gründen aus der Abgabenordnung, dem Handelsgesetz oder dem Umsatzsteuergesetz) oder unser berechtigtes Interesse, z.B. zur Abwehr von Ansprüchen, entgegenstehen.

Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen kann es sein, dass Daten bis zu 10 Jahre gespeichert werden müssen.

Weitergabe mit Auslandsbezug
Es besteht keine Absicht zur Weitergabe der personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation.

Betroffenenrechte
Als betroffene Person werden Sie darüber informiert, dass Sie ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung bzw. Einschränkung (Art. 18 DSGVO) der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) haben. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Widerruf von Einwilligungen
Sie haben das Recht, die Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie den Widerspruch uns gegenüber ausgesprochen haben.

Widerspruchsrecht
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

Ausübung der Rechte
Sofern Sie eines Ihrer Betroffenenrechte ausüben möchten, kann dies formfrei erfolgen. Aus Gründen der Dokumentation bitten wir Sie jedoch um die Zusendung einer E-Mail an info@ep-ma.de unter Angaben Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Bearbeitung
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns schnellstmöglich eine entsprechende Mitteilung, die je nach Einzelfall bis zu 4 Wochen betragen kann.

Kontaktdaten des Verantwortlichen  
Event und Promotion Mannheim GmbH
Geschäftsführung
Seckenheimer Landstraße 174
68163 Mannheim
Telefon: 0621 121 823-00
info@ep-ma.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
DaWi GmbH
Herr Claudius Kranz (TÜV Nord zertifiziert)
M 1, 1
68161 Mannheim
Telefon: 0172 6031314
kranz@raebergdolt.de Download als PDF